有效的會議進行方式

開會對組織來說, 是必要之惡. 不開會, 有許多事就不易溝通協調, 但是開會真的是很花費時間及人力成本的執行方式. 所以要如何有效的縮短開會時間及提升會議效率, 就是一門學問.

會議的型式有些區分, 基本上可以分成 2 大類. 第一種是 資訊型會議, 以訊息傳達為主, 例如定期的專案會議要檢視成員進度及佈達專案重點事項. 第二種是 決策型會議 , 目的是為了針對特定事件, 決定處理的方式. 要有效的加速會議的進行, 可以參考以下的方式

會議可以分成 4 個階段
  1. 規劃會議
  2. 會前準備
  3. 進行會議
  4. 會後跟催與執行

資訊型會議要考量的訊息的傳達
    在規劃會議的階段就應確認參與的人員. 越多人參與的會, 時間就越不容易控制, 且溝通訊息的效率就會變低, 所以在規劃階段就要避免將不必要的人員也邀請參加會議.
    會前可要求與會的人員, 先將要報告的事項提交會議記錄人員, 一則可以避免臨時遺漏報告事項, 再者也可以減輕記錄人員的負擔及誤解的可能. 那種在會議中的結論, 變成會議記錄缺東漏西, 甚至張冠李戴的問題, 就曾是令我頭痛的問題, 後來要求先提交報告事項, 這一點就改善非常多.
    進行會議時最忌跑題, 有些人講話講著, 就會說到會議無關的主題去, 這時會議主持人應適時出面將話題拉回到主軸, 避免會議時間被無端拉長.
    會後的跟催及執行, 最好是要有 工作追蹤列表, 尤其是對定期會議, 可以透過追蹤列表檢視各工作項的執行狀況, 可避免工作指派後卻被遺漏的問題.

決策型會議的目標通常就是要下決定
    在規劃階段就要先確定, 解決問題的資源是否分散在幾個人手中, 會議結果的貫徹是否需要幾個人的承諾, 是否有需要調停的衝突觀點. 這些與要如何進行會議的形式有關, 要用腦力激盪法進行討論, 還是要用簡報法後進行投票, 或是用分類法進行分析. 要先規劃一個有效的會議模式及與會者, 這樣才能形成有效的決策.
    會議準備最主要是讓與會者能明白會議主題, 並準備好相關的討論事項, 那種臨時拉人來開會要決定什麼事的會議, 通常都是說了半天什麼決定也做不了.
    進行會議就看會議的型式, 不過一個好的會議主持人及記錄是不可或缺的.
    會後執行一樣需要有指派人員進行跟催, 不然很容易發生大家討論了半天, 最後做出的決定確沒人去做, 這樣等於浪費了開會的時間和成本.

軟體專案的生命週期

一個軟體專案的生命週期, 大致如下

需求發展 --> 系統分析 --> 規格設計 --> 程式開發 --> 整合測試 --> 版本發行 --> 需求發展 --> 系統分析 --> 規格設計 --> 程式開發--> .... (如此循環, 直到產品不再銷售)

每一個階段, 都能用 一筆帶過 的方式處理, 也能用 吹毛求疪 的態度追求完美. 但是做事的方法, 通常就會影響到最後產出的品質. 但太過追求完美, 也有可能需要秏費大量的時間和人力, 甚至導致專案的失敗. 這時就要考驗專案經理人的拿捏.

大多數的軟體專案經理對 程式開發 和 整合測試 會比較注意, 因為這裏的工作產出, 程式碼 和測試結果 比較容看得到效益. 需求發展到規格設計這一段, 通常都是比較弱的地方. 但輕頭重尾的結果, 很容易讓一個軟體 "短命", 容易產生 "不符合客戶需要"  和 "後續維護不易" 的問題.

CMMI 的階段式模型, 則提供了一個可執行的規範, 對軟體公司而言, 沒有導入 CMMI 還是可以開發出好的軟體, 例如 Microsoft, Oracle 等巨型的軟體公司, 並無導入 CMMI, 因為當他們成功的開發出符合大多數人需求的軟體時, 根本就還沒有 CMMI 這種東西.

那 CMMI 有什麼用呢? 基本上可以將 CMMI 想像成是一套流程規範, 讓你生產出來的東西具有一定的品質. CMMI 不能告訴你怎麼做出 MS Office 或 Linux Kernel 這樣成功的產品, 但可以幫助你在軟體專案的進行中, 維持一定的水準. 透過制度避免開發中的風險. 這對一個已經有利基產品, 但苦於品質不穩定, 時程延遲等問題的研發團隊, 是一劑有效的藥方.

在軟體專案中, 透過 CMMI 各階段的要求, 就可以比較容易確保在各軟體專案生命週期的各個階段都有投入足夠的關心, 開發出一個品質與維護性都在水準以上的專案.

清道夫程式 - CCleaner

CCleaner 是一套免費, 而且功能實用的軟體. 可以將 Windows 系統中, 殘留下來的許多無用檔案/登錄值(Registry key/value) 刪除得一乾二淨. 像我自己不喜歡將個人資料和操作習慣, 留在電腦系統中, 只是現在的系統太自動, 會自行記錄像是去過的網站, 最近用過的程式, 開啟過的文件檔... 等。

雖然有個別的方法可以不要設定不要記錄, 但避得了檔案也不容易避免記錄在 Registry 中, 而有些程式在移除後也還是會留下部份的檔案下來, 這時就需要像 CCleaner 這一類的程式來處理。而 CCleaner 算是我在試用了幾套後, 最穩定而且容易使用的程式, 所以推薦給我的朋友.

可以自 CCleaner 的網站下載最新版的程式, 安裝很簡單, 基本上就是按下一步就可以了. 不過 CCleaner安裝預設會安裝 YAHOO工具列程式, 不喜歡的人記得要變更成不勾選再按下一步.

CCleaner啟動後的畫面是顯示可清除檔案的部份, 像我幾乎是大數的選項都勾選了.

也可以清除登錄檔, 畫面如下

在工具畫面, 還可設定清除一些進階的選項, 像是執行已安裝軟體的反安裝, 或是移除已經不能正常執行的選項. 也可以取消在 Windows 啟動時自動執行的程式, 少啟動一些程式可以加快進入 Windows 系統的速度. 現在的 Windows 預設會開啟系統還原的選項, 但記錄了一堆還原設定可能永遠也用不到, 也可以用 CCleaner 清除這些還原記錄.

選項畫面包含了一些進階的設定值, 大部份的時間都不需要修改預設值,截圖給大家參考一下畫面就好

官方網站
http://www.ccleaner.com/

欣欣魚翅坊

今天和一位大學的老同學碰面, 他現在已經是成功人士, 自己當老闆, 資產應該有上億了. 不過這不是要講的重點. 中午讓他請, 地點是 長春路上的欣欣魚翅坊.

這個店面有個訴求是招待日本客人, 像今天不是假日, 在那邊也遇到一個來訂位 6 人的日本客. 走的是 平價的高檔食材, 在店面裝潢尔算特別的高檔, 不過食材倒是真的不錯.



我沒來吃過, 都是老同學幫忙點的, 內容包含 一盤大排翅 + 半隻法式白醬焗龍蝦 + 一盤白菜滷 + 一小碗炒飯 + 甜點 + 咖啡. 份量是十分足夠了. 除了主菜外其他的都可以 吃到飽. 不過在排翅和龍蝦吃下去後, 其實就已經差不多飽了. 所以其他的副餐也都沒有多點.

套餐的價格都不算便宜, 1500元到3500元之間, 還要加10%服務費. 但食材是真的不錯, 今天除了 白菜滷的胡椒放多了點外, 其他的口味都很合適. 住台北的人有想到吃大餐打牙祭的, 可以考慮.

官方網站 http://www.singsing.com.tw/index.html

管理與領導

當主管從來不是一件容易的事. 說不容易最主要是不像 工程 , 可以有很明確的規則和評量方法, 知道是否有把事情做好. 擔任主管並不一定是技術能力最好的人, 但通常需要溝通能力較好的人. 因為主管, 最主要的工作應是管理, 讓人把事情做好, 擔任 分配資源, 指派工作, 溝通協調, 監督查核, 評估績效 等工作.

只要是和 人 有直接相關的事, 就會面臨不同人反應不同的問題. 在前一個團隊可行的方法, 換到另一團隊可能就會變得滯礙難行. 想用同一套方法就不出問題, 除非是管理的團隊成員一直不變才有可能. 不過在現在人員流動的狀況下, 這種假設太過理想化.

要如何做管理與領導呢? 摘要幾個重點

1. 分享願景(Vision). 雖然有些人覺得這種東西都是在打高空, 沒什麼實際價值. 不過在工作這麼多年後, 覺得有一個願景還是很重要的, 心有多大, 天地就有多大. 有時與員工聊聊對未來的期許, 一定比只看到眼前工作更能激發熱情.

2. 明確目標. 在指派工作時要給一個明確的預期結果, 包含時程和執行狀況. 這樣對負責那一項工作的人來說, 可以避免走很多彎路, 減少不必要的猜測, 可以降低額外的成本.

3. 溝通與查核. 把工作交派下去後, 最忌從此不聞不問, 就預期事情一定會做好. 除非是那種很制式化的日常工作, 大多的工作都會有一些需要合作、溝通、排程、做決定. 擔任主管除了交派工作外, 還應定期(或不定期)和相關人員溝通一下執行的方式及狀況. 雖然目標已經決定, 但達成的方式後少只有一種, 如何確保用好的方法完成, 需要團體的努力和必要的支持. 另外為了避免私人的因素影響整體, 所以主管與員工的溝溝也不限定是在工作方面, 有時聊聊工作以外的事, 有助於團體的磨合.

4. 適時回應成果. 一件工作完成後, 需要給相關的人員一些回饋, 可能是一句謝謝, 可能是一頓晚餐. 要儘量避免不聞不問. 以前也遇到過被交辦十萬火急的事, 拼命加班弄出來後交給老闆, 給果老闆就只是放著也沒其他的動作. 這種狀況就會令人為自己的努力不值. 對員工的努力成果要給予肯定, 這樣才能讓人覺得自己的工作, 自己的努力是有價值的.

需求發展與時程預估的方法 - Delphi Method

這裏的 Delphi 和寫程式用的 Delphi 是同一個字, 要講的卻不相同. Delphi Method 是指一種特殊的會議進行方式. 一般會議的進行, 講究的是充份的溝通與討論, 進而凝聚共識. 而 Delphi Method 用的是一種不尋常的溝通技巧.

Delphi Method 要求參與會議的人員, 應該都是 專家 . 針對會議主題, 所以參與的專家都使用匿名的方式發表意見, 彼此之間不互相討論。主席(或公正第三方)在收集到專家們的意見後進行統計及歸納, 再將結果回饋給與會的專家們, 請他們再次進行分析, 透過 2~4 次後的循環, 應可匯集出專家們大體一致的看法, 即為會議的結論.

這個方法很適合用在軟體開發中的需求發展及時程預估.

對軟體產品的設計, 很重要的一個環節是需求來源, 最終會設計出什麼樣的產品, 會和一開始的需求有很大的關係. 對需求很明確的項目, 沒什麼可以爭議的, 但對在提出需求時, 有時會太過模糊, 提出需求的人員, 可能自己也講不清楚要做成什麼樣子, 甚至會說 "等你做出來我再告訴你和我想的一不一樣.", 在這種狀況下就可以用 Delphi Method 進行分析.

另一個是時程的預估. 傳統的方式是使用 WBS 進行切割後, 再加總需要的時間. 可是有些工作不容易細分, 尤其是研發新技術這一類的項目. 這時就可以使用 Delphi Method, 借助專家的經驗與分析, 比較準確的得到預估值.

這個方法的好處是簡單, 只要有好的專案人選, 透過簡單的幾個回合就可以得到答案. 但麻煩也在這裏, 何找尋找專家? 這個方法若是讓不熟悉會議主題的人來參與, 只會天馬行空的回答, 或是單純附和別人的說法, 這樣就不容易得到一個好的答案了.

格式工廠 - 影片格式轉換的免費工具程式

在電腦中存放許多的影片檔, 有些是自己 DV 拍回來的, 有些是別人提供的的影片檔, 之前又因為老婆堅持用大電視, 不願意在電腦前的小螢幕前看. 所以我特別去買一個 RMVB 的播放器, 可以播 RMVB/AVI/MPG/MOV/WAV/MP3... 等多種影音格式. 只是那個播放器的晶片還是有點問題, 對影像檔只有 RMVB 和 MPG 播放較順, 播其他格式有時會時間軸異常或跳格. 所以就去尋找了一個可以快速轉換格式, 而且品質可以接受的轉檔程式.

最後我使用的是這一套免費授權的 格式工廠(FormatFactory), 到現在已經出到 v2.20 (2009-11-26), 支援多國語文介面

主畫面如下, 這套軟體會自動測目前使用的語言

可從 DVD 轉換成指定的影片格式

也可以合併影片檔案

官方網站

http://www.pcfreetime.com/

Format Factory is a multifunctional media converter.

Provides functions below:
All to MP4/3GP/MPG/AVI/WMV/FLV/SWF.

All to MP3/WMA/AMR/OGG/AAC/WAV.

All to JPG/BMP/PNG/TIF/ICO/GIF/TGA.

Rip DVD to video file , Rip Music CD to audio file.

MP4 files support iPod/iPhone/PSP/BlackBerry format.

Supports RMVB,Watermark, AV Mux.

Format Factory's Feature:
1 support converting all popular video,audio,picture formats to others.
2 Repair damaged video and audio file.
3 Reducing Multimedia file size.
4 Support iphone,ipod multimedia file formats.
5 Picture converting supports Zoom,Rotate/Flip,tags.
6 DVD Ripper.
7 Supports 50 languages

OS requirements: All 32 windows OS