有效的會議進行方式

開會對組織來說, 是必要之惡. 不開會, 有許多事就不易溝通協調, 但是開會真的是很花費時間及人力成本的執行方式. 所以要如何有效的縮短開會時間及提升會議效率, 就是一門學問.

會議的型式有些區分, 基本上可以分成 2 大類. 第一種是 資訊型會議, 以訊息傳達為主, 例如定期的專案會議要檢視成員進度及佈達專案重點事項. 第二種是 決策型會議 , 目的是為了針對特定事件, 決定處理的方式. 要有效的加速會議的進行, 可以參考以下的方式

會議可以分成 4 個階段
  1. 規劃會議
  2. 會前準備
  3. 進行會議
  4. 會後跟催與執行

資訊型會議要考量的訊息的傳達
    在規劃會議的階段就應確認參與的人員. 越多人參與的會, 時間就越不容易控制, 且溝通訊息的效率就會變低, 所以在規劃階段就要避免將不必要的人員也邀請參加會議.
    會前可要求與會的人員, 先將要報告的事項提交會議記錄人員, 一則可以避免臨時遺漏報告事項, 再者也可以減輕記錄人員的負擔及誤解的可能. 那種在會議中的結論, 變成會議記錄缺東漏西, 甚至張冠李戴的問題, 就曾是令我頭痛的問題, 後來要求先提交報告事項, 這一點就改善非常多.
    進行會議時最忌跑題, 有些人講話講著, 就會說到會議無關的主題去, 這時會議主持人應適時出面將話題拉回到主軸, 避免會議時間被無端拉長.
    會後的跟催及執行, 最好是要有 工作追蹤列表, 尤其是對定期會議, 可以透過追蹤列表檢視各工作項的執行狀況, 可避免工作指派後卻被遺漏的問題.

決策型會議的目標通常就是要下決定
    在規劃階段就要先確定, 解決問題的資源是否分散在幾個人手中, 會議結果的貫徹是否需要幾個人的承諾, 是否有需要調停的衝突觀點. 這些與要如何進行會議的形式有關, 要用腦力激盪法進行討論, 還是要用簡報法後進行投票, 或是用分類法進行分析. 要先規劃一個有效的會議模式及與會者, 這樣才能形成有效的決策.
    會議準備最主要是讓與會者能明白會議主題, 並準備好相關的討論事項, 那種臨時拉人來開會要決定什麼事的會議, 通常都是說了半天什麼決定也做不了.
    進行會議就看會議的型式, 不過一個好的會議主持人及記錄是不可或缺的.
    會後執行一樣需要有指派人員進行跟催, 不然很容易發生大家討論了半天, 最後做出的決定確沒人去做, 這樣等於浪費了開會的時間和成本.